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Personnalisation des notifications et des rappels

Les Email et les SMS générés durant le processus de réservation peuvent être personnalisés et même remplacés par vos propres messages. Les rappels et les messages de suivi peuvent également être personnalisés. Presque tout les messages peuvent contenir des AutoTextes qui, comme des “mots magiques” (balises), sont automatiquement remplacés par des valeurs dynamiques lorsque le message est généré. Le texte qui apparaît à l’écran pendant le processus de réservation peut également être personnalisé mais avec une syntaxe légèrement différente, voir la section Personnalisation des messages à l’écran.

Personnaliser les email de notification et de rappel

Sous Configurer > Processus vous pouvez choisir d’envoyer un email de confirmation de la réservation et/ou envoyer aux utilisateurs un rappel avant l’échéance de leur réservation. Par défaut, l’email de confirmation contient les informations suivantes:

Bonjour Name,

Ce message confirme que votre réservation* est créée.

Détails de votre nouvelle réservation*:

  …détails de votre réservation…

Vous pouvez accéder à l’agenda en ligne en cliquant sur le lien suivant:
https://www.supersaas.com/schedule/account_name/schedule_name?day=…

Veuillez ne pas répondre à ce message, il a été généré automatiquement. Votre réponse à cet e-mail ne sera pas consultée!
* Le terme “réservation” peut être changé depuis Configurer > Processus

Les confirmations et les rappels des réservations peuvent être modifiés depuis Configurer > Aspect, tandis que le texte de confirmation de l’enregistrement de l’utilisateur (création du compte utilisateur) peut être modifié depuis Paramètres. Si vous souhaitez ajouter du texte à ces messages ou même le remplacer complètement avec votre propre texte.

Aperçu des emails sortants

Tous les emails envoyés depuis votre compte sont gardés dans la base de données pendant une heure. Vous pouvez les visualiser depuis votre compte depuis liste des emails envoyés récemment. Cela vous permet de vérifier quels messages ont été envoyés durant la dernière heure, à qui ils ont été envoyés, et si ils contiennent bien le message que vous souhaitez.

Le serveur d’email ignorera automatiquement les messages envoyés à l’adresse qui se termine par @test.com mais il seront bien affichés dans la liste des emails récemment envoyés. Vous pouvez utiliser ceci pour tester différentes versions d’emails sans avoir à les envoyer à de nombreux vrais comptes emails.

Messages dynamiques utilisant les AutoTextes

Les AutoTextes sont comme des “mots magiques” (balises) qui sont automatiquement remplacés par des valeurs dynamiques lorsque le message est généré. Cela vous permet, par exemple, de vous adresser à vos utilisateurs en utilisant leur nom ou de faire des messages en fonction de la langue de l’utilisateur de votre agenda. Un AutoTexte est simplement un mot précédé par $, i.e. $name. Dans le tableau ci-dessous vous trouverez les AutoTextes qui peuvent être utilisés dans les emails.

AutoTextes utilisés dans les emails et les rappels SMS
Le mot……sera remplacé par
$namele nom de la personne à qui ce message s’adresse, si le système le connaît
$dearaffiche "Cher $name," sauf si $name n’est pas connu
$loginl’identifiant de la personne ayant créée la réservation (vide si administrateur ou pas connecté)
$subjectle reste de cette ligne sera utilisé comme Objet de l’email et peut contenir d’autres termes d’AutoTexte
$urlun lien vers l’agenda à la date de la réservation
$modurlun lien qui contient une marque permettant de modifier cette réservation sans se connecter
$actiondécrit l’action qui a entraîné l’envoi du message, par ex. : ‘Votre réservation a été $action’ → ‘Votre réservation a été enregistrée’ ou ‘Votre réservation a été modifié’
$detailsdonne les détails de la réservation, à utiliser si ceux-ci ont été effacés par l’usage de $replace, voir ci-dessous
$replaceenlève tout le texte généré par défaut par le système, seul votre texte personnalisé apparaît
$nourlenlève uniquement l’URL du texte généré par le système
$idle numéro de référence, utile pour le consulter rapidement dans l’interface ‘superviser’
$slot_idle numéro de référence du créneau correspondant (agenda de capacité uniquement)
$form_idle numéro de référence du formulaire correspondant (s’il y en a un)
$start
$finish
$created
l’heure de début, de fin et d’enregistrement de cette réservation.
Utilisez $start_time ou $finish_time pour afficher uniquement l’heure en question
$whenmontre l’heure de début et l’heure de fin, et ajoute des informations sur le fuseau horaire en fonction de votre configuration
$previous_startsi la réservation a été modifiée, cela montre l’heure avant la modification
$lengthla durée de la réservation au format H:MM ou JJ:HH:MM
$icalla réservation au format iCalendar (ics) sera jointe au message
$meeting_urlAfficher le lien vers la réunion Google Meet ou Zoom s’il y en a une
$formle formulaire, s’il y en a un, sera joint au message
$pricele prix de la réservation. Pour une série de réservations, le prix de la première
$creditniveau de crédits actuel de l’utilisateur (après avoir créer sa réservation)
$resourcesles noms des ressources connectées (agenda de service uniquement)
$field_1
$field_2
afficher la valeur du premier ou du deuxième champ, si elle est définie
$if 'action'le reste de la phrase s’affiche uniquement si action correspond à l’action en cours. Pour appliquer cette condition à plusieurs lignes, mettez-les entre crochets. Voir ci-dessous la liste des actions possibles.
$title
$location
$quantity
$description
le titre, le lieu, la description ou la quantité réservée (agenda de capacité uniquement). Pour des agendas à ressources multiples, $description contient le nom de la ressource

Normalement votre texte personnalisé est ajouté au texte que génère le système dans l’email. Cependant, si vous utilisez l’AutoTexte $replace dans votre message, alors votre texte personnalisé remplacera entièrement le texte généré par défaut par le système (voir plus haut).

Noter que le champ permettant d’ajuster le texte des confirmations des réservations permet de contrôler toutes les versions des messages de confirmations, pas seulement les confirmations concernant les nouvelles réservations. Pour personnaliser le texte pour une confirmation spécifique vous utiliserez les expressions conditionnelles comme il est expliqué ci-dessous.

Les commandes peuvent aussi s’enchaîner. L’extrait de code ci-dessous permet de remplacer seulement le titre quand une nouvelle réservation est créée, sinon le titre sera laisser dans le message par défaut:

$if "created" {$subject Vous avez une nouvelle réservation le $start}

Les valeurs permises après la code conditionnel $if sont: created, changed, deleted, approved, refunded, placed_on_the_waiting_list, changed_on_the_waiting_list, removed_from_the_waiting_list or placed (placed signifie qu’il a été déplacé de la liste d’attente pour devenir une réservation ferme). Vous pouvez aussi utiliser le code de sélection de langues comme ES pour seulement afficher des messages aux personnes qui ont sélectionné comme langue utilisée sur votre agenda l’espagnol, par exemple, et laisser par défaut le français. Le sélecteur de langue sur votre agenda se trouve en haut à droite de l’écran matérialisé par un drapeau représentant la langue choisie.

$if "ES" {Gracias} $else {Merci}
Un autre usage de l’AutoTexte est de fournir à vos clients un lien d’accès direct vers la page leur permettant de modifier leur réservation. Vous pouvez ajouter le texte suivant à votre email de notification:
Pour changer votre réservation en ligne veuillez vous rendre à la page suivante:
$modurl

Le code $modurl générera un lien contenant un token permettant au visiteur qui détient ce lien de pouvoir modifier ou supprimer la réservation sans avoir besoin de s’identifier. Ceci est vraiment pratique si vous permettez à vos utilisateurs de créer des réservations sans avoir à s’identifier au préalable, ainsi vous leur permettez de modifier leur réservation par la suite. Vous pouvez lire de plus amples informations sur notre blog (en anglais) -> blog about customizing emails.

Tous les emails sont envoyé en texte brut, il n’est pas possible d’ajouter du code HTML dans les emails de notifications. Si vous êtes développeur et que vous avez besoin d’ajouter de du code HTML dans vos messages ou d’ajouter des pièces attachées vous pouvez considérer l’option pour envoyer les emails depuis votre propre serveur

Paramétrer l’option d’adresse “From”

Par défaut, les emails de notifications de votre compte sont envoyés depuis l’adresse nepasrepondre@supersaas.fr dans le champ “From:” du message. C’est une bonne idée de changer ce champ pour rassurer vos utilisateurs en montrant que le message provient bien de vous pour vous assurer de pouvoir réceptionner d’éventuelles réponses. Vous pouvez changer ce paramétrage depuis la page Paramètres. Il vous permet aussi bien d’ajouter en entête de message un “Reply-to” ou de changer dans le “From” avec votre adresse.

Changer l’adresse devant “From” par la vôtre peut sembler intéressant, mais cette option s’accompagne d’une condition importante : les courriers ont un risque plus élevé d’être marqués comme spam, car nous ne pouvons pas les signer si l’adresse “From” diffère de la nôtre. En outre, afin de respecter les normes Internet visant à prévenir le spam, vous devrez ajouter notre serveur de messagerie dans l’enregistrement SPF de votre DNS. La modification d’un DNS peut être délicate et il se peut que vous n’ayez pas la possibilité de modifier le DNS de votre serveur de messagerie.

L’en-tête “Reply-to”, quant à lui, sera toujours envoyé avec noreply@supersaas.com dans le champ “From”, mais la plupart des logiciels de messagerie afficheront votre nom de compte comme expéditeur et vous renverront également les réponses. Comme notre serveur de messagerie peut apposer une signature cryptée sur le message, s’il comporte supersaas.com dans le champ “From”, il a de grandes chances de passer les filtres anti-spam.

Par ailleurs, tous les liens mentionnés dans les messages électroniques afficheront supersaas.com à moins que vous ne configuriez un domaine personnalisé et que vous le reliez à votre compte.

La plupart des domaines sont configurés avec ce que l’on appelle un enregistrement SPF. Cet enregistrement signale aux autres serveurs de messagerie qu’ils ne doivent accepter que les courriels provenant d’un expéditeur figurant dans cet enregistrement SPF. Si vous définissez l’adresse “From” sur votre propre courriel, notre système vérifiera l’existence d’un tel enregistrement SPF dans le DNS de votre domaine. Si l’enregistrement existe, il doit spécifier qu’il autorise notre serveur de messagerie à envoyer des e-mails. Voici le texte spécifique qui doit être présent dans l’enregistrement SPF : include:spf.supersaas.com
Une autre façon d’utiliser votre propre adresse “From” est de envoyer des e-mails via votre propre serveur. Utiliser votre propre serveur peut être utile si vous voulez empêcher toute référence à SuperSaaS d’apparaître dans les en-têtes du courrier et vous permet également de signer cryptographiquement le message pour améliorer la délivrabilité. Cela nécessite des compétences techniques considérables.

SMS personnalisé

Sur la page Passerelle SMS, vous pouvez personnaliser le contenu textuel du rappel par défaut du SMS. Les mêmes codes de texte automatique utilisés pour personnaliser les messages électroniques peuvent être utilisés pour personnaliser les SMS de rappel envoyés à vos clients. Notez que cela n’affecte pas les notifications SMS qui vous sont envoyées pour vous informer des nouvelles réservations ou des mises à jour.

Le contenu du message de rappel par défaut est: Rappel: <titre du RDV> le <date et heure> Le premier champ inséré indique le titre du rendez-vous et le second la date et l’heure du rendez-vous. Par exemple, si vous n’avez pas modifié le message, un rappel pour un cours de yoga ressemblerait à ceci : Rappel: Yoga (Briana) le 10/10/2022 18:00

Vous trouverez de plus amples informations sur la configuration des confirmations par SMS dans la documentation à propos des confirmations et des rappels.